Zgodnie z ustawą z 13.04.2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1251) Państwowa Inspekcja Pracy jest organem powołanym do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej w zakresie określonym w ustawie.
Pracodawca jest zobowiązany do przestrzegania:
- przepisów o prawnej ochronie pracy m.in. przepisy wewnątrzzakładowe i akta osobowe pracowników, prawidłowość nawiązywania i rozwiązywania stosunków pracy, wynagrodzenie za pracę i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, czas pracy i urlopy, uprawnienia pracowników związane z rodzicielstwem, zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych, działalność socjalna pracodawcy;
- przepisów dotyczących technicznego bezpieczeństwa pracy m.in. ochrona zdrowia pracowników, szkolenia bhp, służba i komisja bhp, konsultacje z pracownikami, ocena ryzyka zawodowego, obiekty budowlane i pomieszczenia pracy, maszyny i inne urządzenia, niebezpieczne procesy i czynniki pracy, odzież i obuwie ochronne, środki ochrony indywidualnej, wypadki przy pracy i choroby zawodowe.
Państwowa Inspekcja Pracy podczas kontroli prosi o: umowy o pracę, informację dodatkową o warunkach zatrudnienia, badania profilaktyczne i szkolenia bhp przeprowadzone w okresie zatrudnienia, a w przypadku byłych pracowników dodatkowo: pismo rozwiązujące stosunek pracy, świadectwo pracy wraz z potwierdzeniem jego wydania, karty ewidencji czasu pracy za trzy ostatnie zakończone okresy rozliczeniowe, listy płac wraz z potwierdzeniem przelewu.
Przepisami wewnątrzzakładowymi są regulaminy: pracy i wynagradzania (mogą być też inne, np. regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i regulamin organizacyjny) i układy zbiorowe pracy. Inspektor pracy może zażądać przedstawienia regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania od pracodawcy, który zatrudnia co najmniej 20 pracowników, u którego nie obowiązuje zbiorowy układ pracy. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z regulaminem należy przechowywać w jego aktach osobowych. Należy też informować go, za potwierdzeniem na piśmie, o każdej zmianie regulaminu.
Inspektor pracy na pewno zakwestionuje regulamin wynagradzania, w którym pracodawca ograniczył się do powielenia przepisów k.p.
Częsty błąd, jaki popełniają pracodawcy w treści regulaminu wynagradzania bądź w informacji na podstawie art.29 § 3 KP, dotyczy określenia terminu wypłaty wynagradzania za pracę. Termin ten powinien być ustalony konkretną datą, np.10.dnia następnego miesiąca kalendarzowego. Nieprawidłowe jest używanie zwrotów: „do końca miesiąca”, „do 10.nastepnego miesiąca”, gdyż nie wskazują one na konkretny dzień.
Akta osobowe pracownika składają się z czterech części i powinny zawierać:
- w części A- ubieganie się o zatrudnienie
- w części B-nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia:
- w części C-ustanie zatrudnienia
- w części D- KARY
Dla każdej części akt osobowych pracownika należy prowadzić wykaz znajdujących się w niej chronologicznie ułożonych i ponumerowanych kopii lub odpisów wymaganych dokumentów.
Pracodawcy wolno ukarać pracownika w sposób przewidziany w art. 108 k.p. z zamieszczeniem informacji o karze w aktach osobowych pracownika. Inspektor pracy dokładnie sprawdzi, czy pracodawca przestrzega tej zasady, zwłaszcza w zakresie kar pieniężnych. Jeżeli stwierdzi w aktach odpisy o ukaraniu starsze niż rok, oceni to jako nieprawidłowość, ponieważ kara ulega zatarciu po roku nienagannej pracy.
Dość często spotykanym błędem jest zamieszczanie w aktach osobowych podpisanej przez pracownika ogólnej zgody na dokonywanie z jego wynagrodzenia potrąceń, jeżeli przekroczy np. limit rozmów telefonicznych. Szczególną uwagę należy zwrócić na dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (m.in. dopilnowanie, aby pracownicy, którzy odbierają świadectwo pracy potwierdzili powyższy fakt datą otrzymania świadectwa).
Kontroli podlega to, czy pracodawca zastosował właściwy rodzaj umowy i to, czy umowa zawiera wszystkie wymagane elementy.
Brak wskazania niektórych obowiązkowych elementów powoduje nieważność umowy. Umowa o pracę jest bowiem nieważna, jeżeli nie zawarto w niej stron umowy i rodzaju pracy. Brak pozostałych elementów powoduje ich domniemanie na podstawie ogólnych przepisów prawa pracy. Umowa o pracę powinna być podpisana przez obie strony własnoręcznie.
Czasami zdarza się, że przez pomyłkę pracodawca poda w umowie o pracę inną kwotę wynagrodzenia słownie, a inną liczbowo. W takim przypadku przyjmuje się, że pracownikowi przysługuje wynagrodzenie określone słownie.
Umowy takie (najczęściej jest to umowa zlecenia lub umowa o dzieło) podlegają kontroli PIP w celu sprawdzenia, czy łączący strony stosunek prawny, wbrew nazwie zawartej umowy, nie nosi cech stosunku pracy. Jest tak wtedy, gdy: zleceniobiorca lub wykonawca, będący osobą fizyczną jest zobowiązany wykonywać pracę osobiście (nie może samodzielnie powierzyć wykonywania pracy innej osobie), przebywać w zakładzie pracy (lub innym miejscu) w określonych godzinach, podpisywać listę obecności, na bieżąco wykonywać czynności określone przez zleceniodawcę lub zamawiającego i w sposób ściśle przez nich ustalony. Jeżeli przy wykonywaniu pracy występują wymienione elementy, to inspektor pracy (również sąd) uzna, że umowa cywilna ma charakter pozorny, a w rzeczywistości doszło do nawiązania stosunku pracy.
Zatrudnianie pracowników poza normalnym czasem pracy na podstawie umów cywilnoprawnych przy pracach tego samego rodzaju, co objęte stosunkiem pracy, stanowi obejście przepisów o czasie pracy w godzinach nadliczbowych oraz przepisów dotyczących opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (wyrok SN z 30 czerwca 2000 r., II UKN 523/99, OSNP 2001/1/28).
Jeżeli umowa wykazuje wspólne cechy dla umowy o pracę i umowy prawa cywilnego z jednakowym ich nasileniem, o jej rodzaju decyduje zgodny zamiar stron i cel umowy, który może być wyrażony także w nazwie umowy (wyrok SN z 18 czerwca 1998 r., I PKN 191/98, OSNP 1999/ 14/449).
Państwowa Inspekcja Pracy podczas kontroli prosi o: umowy zlecenia, ewidencje godzin pracy, rachunki i potwierdzenie wypłaty świadczeń.
Cudzoziemiec wykonuje pracę nielegalnie wtedy, gdy:
- nie posiada ważnej wizy lub innego dokumentu uprawniającego go do pobytu w Polsce;
- podstawa pobytu w Polsce nie uprawnia go do wykonywania pracy;
- wykonuje pracę bez zezwolenia, w wypadkach, gdy jest ono wymagane;
- wykonuje pracę na innych warunkach lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pracę;
- wykonuje pracę bez zawarcia wymaganych umów o pracę albo umów cywilnoprawnych.
Państwowa Inspekcja Pracy podczas kontroli prosi o zezwolenia na pracę lub dokumenty zwalniające z uzyskania.
Inspektorzy pracy często sprawdzają, czy pracodawca prawidłowo ustala wysokość poszczególnych składników wynagrodzenia. Ustalanie wysokości podatku oraz składek na ubezpieczenia społeczne z wynagrodzenia pracownika kontrolują inspektorzy kontroli ZUS i urzędów skarbowych. Natomiast inspektor pracy sprawdza, czy prawidłowo ustalono wysokość wynagrodzenia w kwocie brutto.
Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie regulują zasad wypłaty w przedsiębiorstwach prywatnych niektórych składników wynagrodzenia (np. premii, nagród jubileuszowych, dodatków funkcyjnych i stażowych), ale jeżeli pracodawca zdecyduje o ich wypłacaniu w przepisach wewnątrzzakładowych lub w umowach o pracę, to jest obowiązany do ich wypłaty.
Przykład.
Wynagrodzenie za pracę za miesiąc wrzesień 2020 r. pracownik otrzymał w łącznej kwocie 3.685,49 zł brutto w dniu 09.10.2020 r. na powyższe kwoty składały się następujące składniki wynagrodzenia: płaca zasadnicza 2.081,22 zł brutto, wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy- 693,74 zł brutto oraz premia uznaniowa (składnik widniejący na liście płac) 910,53 zł brutto. Brak na liście płac naliczenia składnika wynagradzania, jakim jest premia regulaminowa. Zgodnie z umową o pracę pracownika przysługuje mu wynagrodzenie zasadnicze określone stawką miesięczną oraz premia regulaminowa. Inspektor pracy nakazał pracodawcy zapłacić pracownikowi premię regulaminową.
Jeżeli po zsumowaniu wszystkich składników wynagrodzenia (oprócz wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, odprawy emerytalnej i rentowej, nagrody jubileuszowej), jest ono niższe od kwoty minimalnej płacy, inspektor pracy na pewno sprawdzi, czy pracownikowi wypłacono dodatek wyrównawczy.
Dokumentowanie wypłat
Wysokość należnego pracownikowi za dany miesiąc wynagrodzenia z wyszczególnieniem wszystkich jego składników umieszcza się na liście płac i tylko ona stanowi dokument, że pieniądze zostały wypłacone.
Należy pamiętać, iż ze zmianą stanowiska z robotniczego na kierownicze w trakcie zatrudnienia pracownik musi przejść nowe szkolenie z zakresu bhp oraz wykonać nowe badania wstępne. W przypadku zmiany nazwy stanowiska pracy, o ile nie zmieniają się warunki jej wykonywania, pracodawca nie musi ponownie przeprowadzać instruktażu stanowiskowego.
Należy bowiem zaznaczyć, że instruktaż stanowiskowy ma na celu zapewnienie jego uczestnikom zapoznanie się z czynnikami środowiska pracy występującymi na ich stanowiskach pracy i ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaną pracą, sposobami ochrony przed zagrożeniami, jakie mogą powodować te czynniki oraz metodami bezpiecznego wykonywania pracy na tych stanowiskach (§ 9 r.s.b.h.p.).
W okresie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii dopuszcza się przeprowadzanie szkoleń wstępnych w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy i służby w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, z wyjątkiem instruktażu stanowiskowego:
- pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym;
- pracownika zatrudnionego na stanowisku, na którym występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych;
- pracownika przenoszonego na stanowisko, o którym mowa w pkt 1 i 2;
- ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta odbywającego praktykę studencką.
Zgodnie z art. 12e ust. 2 u.sz.r., w przypadku, gdy termin przeprowadzenia szkolenia okresowego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy lub bezpieczeństwa i higieny służby przypada w:
- okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii lub
- w okresie 30 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku, gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii albo stanu epidemii
– termin ten wydłuża się do 60. dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku, gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii albo stanu epidemii.
W związku z trwającą od dłuższego czasu pandemią, wiele kontrowersji budzi kwestia obowiązku kierowania na kontrolne badania lekarskie pracowników odbywających przymusową kwarantannę. Należy zatem wyjaśnić, że kwarantanna odbywana na podstawie decyzji państwowego powiatowego inspektora sanitarnego lub państwowego granicznego inspektora sanitarnego, o której mowa w art. 33 ust. 1 ustawy z 5.12.2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (Dz.U. z 2019 r., poz. 1239 ze zm.), to nic innego, jak odosobnienie osoby zdrowej, która była narażona na zakażenie, w celu zapobieżenia szerzeniu się chorób szczególnie niebezpiecznych i wysoce zakaźnych. Co prawda okres kwarantanny wynosi dwa tygodnie, jednakże w pewnych przypadkach może być przedłużony. Niemniej jednak przepisy dotyczące badań kontrolnych nie mają w tym przypadku zastosowania, w związku z czym pracodawca nie powinien kierować takiego pracownika do poradni badań profilaktycznych.
Zupełnie inna sytuacja będzie natomiast w przypadku objęcia pracownika izolacją. Jeśli u pracownika wyszedł test pozytywny, nie przebywał on na kwarantannie, lecz był izolowany, a tym samym uznany za osobę chorą. W konsekwencji pracownik przebywający w takiej izolacji powyżej 30 dni powinien zostać skierowany na badania kontrolne.
Za wykryte w firmie nieprawidłowości inspektor pracy może nałożyć na właściciela firmy mandat w wysokości od 1 do 2 tys. zł. Jeśli okaże się, że w ciągu ostatnich dwóch lat popełnił już podobne uchybienia, wówczas grzywna może sięgnąć nawet 5 tys. zł.
Bardzo często błędy i naruszenia ze strony przedsiębiorców są konsekwencją niejasnych przepisów, ich niespójnej wykładni dokonywanej przez poszczególne organy i instytucje, a także niejednolitą praktyką administracji publicznej. Większość naruszeń, które popełniają początkujący przedsiębiorcy, wynika nie z ich złej woli, lecz ma raczej charakter nieintencjonalnych omyłek. Dlatego zazwyczaj inspektorzy decydują się na pouczaniu pracodawcy niż karaniu, o ile byłoby to naruszenie mniejszej wagi oraz jednorazowe, a jego skutki zostałyby usunięte w odpowiednim terminie.
Źródło: https://www.dziennikustaw.gov.pl/DU/rok/2019/pozycja/1251
http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20200000374
Bardzo pomocny artykuł. Widać wnikliwość osoby piszącej oraz zaangażowanie w przekazanie najistotniejszych informacji. Polecam cała stronę i każdy artykuł z osobna.